E-Mail vollautomatisch und rechtssicher archivieren

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die Aufbewahrung von handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumenten in elektronischer Form.

Die GoBD wurden durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 14. November 2014 in elektronischer Form publiziert. Sie sind ab 1. Januar 2015 gültig und lösen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab.

Einen ausführlichen Überblick über die Neuerungen finden Sie hier.

aixArchive ist die rechts- und datensichere Lösung aus dem Hause ComNet.

Manipulationssicherheit

Durch Bildung von SHA-Hashwerten und eine interne AES256-Verschlüsselung schützt aixArchive Ihre E-Mails vor Manipulation, so wie es rechtlich notwendig ist. Eine Änderung der E-Mail-Inhalte ist weder in der grafischen Oberfläche noch programmintern vorgesehen.

Rechtssicherheit

aixArchive wird regelmäßig neu zertifiziert, um so stets konform mit den ständig ändernden Gesetzengrundlagen zu bleiben. aixArchive ist auf die rechtssichere Erfüllung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), §147 AO sowie §257 HGB ausgelegt.

Datensicherheit

Ihre Archivdaten sind im hauseigenen ComNet-Rechenzentrum sowohl gegen Feuer- und Rauchschäden als auch gegen unberechtigten Zugang geschützt. ComNet betreibt zur Absicherung des Rechenzentrums auch ein eigenes Dieselaggregat um unterbrechungsfrei gegen Stromausfälle geschützt zu sein.

Schnellere Suchergebnisse

Die Suche innerhalb von aixArchive ist um Einiges schneller als die normale Outlook-Suche – gerade bei größeren Postfächern.

Komfortablere Suchmöglichkeiten

aixArchive bietet Ihnen mit verschiedenen Kombinationsmöglichkeiten der Suchbegriffe umfangreichere Suchmöglichkeiten als Sie es von z.B. Outlook-gewohnt sind.

Vollständigkeit

aixArchive speichert perfekte Kopien aller Ihrer E-Mails inklusive deren Anhängen.

Kleineres Exchange-Postfach

Durch die Speicherung aller empfangenen und gesendeten E-Mails können sie ihr eigentliches Exchange-Postfach wesentlich verkleinern und dort nur noch die wirklich aktuellen E-Mails bearbeiten. Ihre anderen E-Mails wissen Sie sicher gespeichert in aixArchive.

Weltweiter Zugriff

Mit aixArchive können Sie weltweit jederzeit z.B. durch Web-Access, auf öffentlichen Rechnern, oder per Outlook-Plugin bzw. Clientsoftware, auf privaten Rechnern, auf Ihre E-Mails zugreifen.